Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Slim Subsidies is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van klanten, geïnteresseerden en websitebezoekers zoals beschreven in deze verklaring. Onze gegevens:

• Slim Subsidies
• Verlengde Bremenweg 19, 9723 JV Groningen
• Telefoon: 06 21 97 65 02
• E-mail: slimsubsidies@gmail.com
• KvK-nummer: 42035032
• Btw-nummer: NL869408021B01

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je vraag of opdracht kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• naam;
• adres en woonplaats;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens van de woning of het gebouw waar het om gaat;
• gegevens over je woning, VvE, onderneming of verduurzamingsproject;
• informatie over gewenste of uitgevoerde maatregelen;
• subsidie- en dossierinformatie;
• antwoorden uit quickscans en intakeformulieren;
• correspondentie met ons;
• offertes, facturen, betaalbewijzen, foto’s en andere documenten die je zelf aanlevert;
• technische gegevens, zoals je IP-adres en gegevens in beveiligings- en serverlogs van onze hostingdienst, die nodig zijn om de website veilig te laten werken.

Stuur via openbare formulieren nooit DigiD-wachtwoorden, eHerkenning-wachtwoorden, authenticatiecodes of andere inloggegevens. Wij vragen daar nooit om.

Stuur ook geen burgerservicenummer (BSN), kopie van een identiteitsbewijs of andere gevoelige persoonsgegevens mee als we daar niet om vragen. Is zo’n gegeven later echt nodig voor een aanvraag, dan spreken we een passende en beveiligde manier af om het aan te leveren.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

We gebruiken persoonsgegevens alleen voor deze doelen:

• het beantwoorden van je vragen;
• het verwerken van een quickscan of intake;
• beoordelen of een regeling mogelijk relevant is voor jouw situatie;
• het voorbereiden van een offerte of opdracht;
• het uitvoeren van een overeenkomst;
• het begeleiden van subsidie- of schadedossiers;
• contact met je onderhouden over je vraag of opdracht;
• administratie en facturatie;
• beveiliging van onze website en systemen en het voorkomen van misbruik en fraude;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten.

4. Op welke grondslag verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor is:

• Maatregelen vóór een overeenkomst, op jouw verzoek: als je een contactformulier, quickscan of intake invult, gebruiken we je gegevens om je vraag te beoordelen, contact met je op te nemen en eventueel een offerte te maken.
• Uitvoering van een overeenkomst: als je ons een opdracht geeft, hebben we gegevens en documenten nodig om die opdracht uit te voeren.
• Wettelijke verplichting: we bewaren bijvoorbeeld facturen en andere gegevens uit onze administratie omdat de wet dat vereist.
• Gerechtvaardigd belang: we verwerken technische gegevens om onze website en systemen te beveiligen en misbruik te voorkomen, en we bewaren dossiergegevens na een opdracht zolang dat nodig is om eventuele vragen of claims af te handelen.
• Toestemming: alleen als we die echt nodig hebben, bijvoorbeeld als we iets willen doen dat niet onder de grondslagen hierboven valt. We vragen dan apart om toestemming, en je kunt die altijd weer intrekken.

Het versturen van een formulier op onze website is dus geen toestemming in de zin van de AVG, maar een verzoek van jou waar wij op reageren.

5. Documenten en subsidieaanvragen

We verwerken documenten alleen als dat nodig is voor de dienstverlening waar je om vraagt. Documenten die je via een intakeformulier uploadt, worden opgeslagen in een afgeschermde opslag die niet publiek toegankelijk is.

Het insturen van een intake of contactverzoek geeft geen garantie op subsidie of vergoeding. Het betekent ook niet dat wij een opdracht aannemen. Een opdracht ontstaat pas als we daar samen afspraken over maken.

6. Met wie delen wij gegevens?

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet voor marketingdoeleinden. We delen gegevens alleen met partijen als dat nodig is voor de doelen hierboven:

• Hosting en technische infrastructuur: onze website draait op het platform van Lovable, met de bijbehorende hosting.
• Database en documentopslag: formulieren en geüploade documenten worden opgeslagen in de database- en opslagdienst die bij dat platform hoort (Lovable Cloud).
• E-mail: wij gebruiken Gmail van Google voor e-mailcontact.
• Lettertypen: de website laadt lettertypen via Google Fonts. Daarbij ontvangt Google technische gegevens zoals je IP-adres.
• Boekhouder of accountant, als dat voor onze administratie nodig is.
• RVO, SNN, IMG of andere uitvoeringsinstanties, uitsluitend als dat voor jouw opdracht nodig is en in overleg met jou.
• Andere adviseurs of vakpartijen, uitsluitend als dat voor jouw opdracht nodig is en in overleg met jou.

Met dienstverleners die voor ons persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over gegevensbescherming, zoals vastgelegd in hun verwerkersvoorwaarden.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een aantal van onze dienstverleners (zoals Google en de hosting- en databasediensten van ons websiteplatform) is gevestigd in of maakt gebruik van partijen in de Verenigde Staten. Daardoor kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt.

Als dat gebeurt, gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework, voor zover de dienstverlener daaronder is gecertificeerd) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil je weten welke waarborg bij een specifieke dienstverlener geldt, neem dan contact met ons op.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarvoor hanteren we deze termijnen:

• Losse contactvragen waar geen overeenkomst uit volgt: maximaal 6 maanden na ontvangst.
• Intakegegevens en geüploade documenten als er geen opdracht uit volgt: we verwijderen ze zodra ze niet meer nodig zijn, en uiterlijk 6 maanden na ontvangst. Formulieren en uploads van de website worden na die termijn automatisch verwijderd.
• Klant- en projectdossiers: gedurende de opdracht en daarna alleen zolang dat redelijkerwijs nodig is voor onze administratie, het afhandelen van vragen of mogelijke claims, of het nakomen van wettelijke verplichtingen.
• Gegevens die deel uitmaken van onze fiscale administratie, zoals facturen: zo lang als de wet voorschrijft. In Nederland geldt voor de fiscale basisadministratie in beginsel een bewaarplicht van 7 jaar.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Zo verloopt het verkeer met onze website versleuteld, kunnen ingestuurde formulieren en documenten niet publiek worden ingezien en hebben alleen bevoegde personen toegang.

Geen enkel systeem is volledig zonder risico. Heb je de indruk dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er misbruik is, neem dan direct contact met ons op.

10. Cookies

Onze website plaatst geen tracking- of marketingcookies en gebruikt geen analyse- of advertentiediensten. Wij gebruiken alleen wat technisch nodig is om de website te laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig. Als we dit in de toekomst veranderen, passen we deze verklaring aan en vragen we waar nodig eerst om je toestemming.

11. Jouw privacyrechten

Je hebt de volgende rechten:

• recht op inzage in de gegevens die we van je hebben;
• recht op correctie van onjuiste gegevens;
• recht op verwijdering van je gegevens, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• recht op gegevensoverdraagbaarheid, voor zover de verwerking op een overeenkomst of toestemming berust;
• recht om een gegeven toestemming in te trekken, als een verwerking op toestemming berust.

Stuur je verzoek naar slimsubsidies@gmail.com. We reageren in principe binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen om je te identificeren; we vragen daarbij niet om een kopie van je identiteitsbewijs als dat niet nodig is.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Geautomatiseerde besluitvorming

De quickscans en intakeformulieren op onze website nemen geen automatisch besluit over je recht op subsidie of vergoeding. Een uitkomst als “mogelijk relevant” is alleen een eerste indicatie. Een mens bekijkt je situatie, en alleen de bevoegde uitvoeringsinstantie beslist over een aanvraag.

13. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, de regelgeving of de systemen die we gebruiken veranderen. Op deze pagina staat altijd de actuele versie met datum.